CAESAR Unified Messaging 

für Microsoft Exchange

Alle Medien unter einem Dach - CAESAR Unified Messaging für Microsoft Exchange

Mit CAESAR Unified Messaging für Microsoft Exchange integrieren Sie die verschieden Kommunikationsdienste Voice-Mail, Telefax und SMS in einer einzigen Kommunikationsplattform – Ihrer Outlook-Mailumgebung. Der Anwender erstellt ein Fax oder eine SMS wie eine E-Mail und schreibt die entsprechende Nummer ins Adressatenfeld oder nutzt einen Kontakt aus seinem Adressbuch.

Der Connector für Microsoft Exchange schafft die Verbindung zwischen den CAESAR Diensten wie z.B. Fax, Voice, SMS, CTI und Microsoft Exchange und stellt somit die Unified Messaging-Dienste im Outlook-Client zur Verfügung. Dem Benutzer stehen Client-Erweiterungen zur Verfügung, die bei Fax und Voicemail sowie SMS eine komfortable Bedienung über eigene Player bzw. Viewer ermöglichen.

Der CAESAR CTI Client für Outlook legt das Telefonjournal auch im Outlook-Client ab. Außerdem können die konfigurierten Adressen der Outlook-Kontakte auch für die Namensauflösung und zum Wählen genutzt werden. Die Anbindung an die Exchange Infrastruktur erfolgt über das SMTP-Protokoll.

Bildergalerie

  • Genau wie bei einer E-Mail kann der User seinen Text einfach in das gewohnte Mail-Fenster eingeben. Mit der Eingabe der Faxnummer kann CAESAR das Fax direkt aus Outlook verschicken.
  • Mit CAESAR UMS für Exchange ist der Empfang von Sprachnachricht als E-Mail möglich, das Abspielen erfolgt über den in Outlook integrierten Media Player.
  • In Outlook kann der User den Präsenzstatus des Empfängers sehen, sofern er am System angemeldet ist.
  • Der User empfängt Faxe direkt in seinem Mailclient. Das Empfangsformat kann TIF, PDF oder PDF/A sein.

Funktionsumfang

Funktionshighlights im Überblick

Dank der Voice-Mail-Funktion kann CAESAR UMS die Anrufbeantworter-Funktion übernehmen. Eingehende Voice-Nachrichten werden dem User als E-Mail zugestellt und sind direkt über die Soundausgabe des PCs oder über das Telefon abspielbar.

Die Aktivierung des Anrufbeantworters kann manuell, automatisch oder kalenderbasiert erfolgen. Der Benutzer kann wählen, ob der Anrufer nur eine Ansage hört oder ob er auch eine Sprachnachricht hinterlassen kann. Alternativ kann ein IVR-Vermittlungsmenü aktiviert werden. Es ist auch möglich, einen Rückruf anzufordern. Dazu erhält der UMS-Benutzer eine E-Mail mit den Anruferinformationen.

Faxe werden im Mail-Programm empfangen, bearbeitet und versandt. Statt einer E-Mail-Adresse tragen Sie eine Faxnummer ein oder nutzen einen Kontakt aus Ihrem Adressbuch. Eingangsfaxe werden in Ihrem persönlichen Mail-Postfach angezeigt, sie können von dort bearbeitet, archiviert, weitergeleitet oder gelöscht werden.

SMS-Versand in nationale und internationale Mobilfunknetze, einfach aus dem E-Mail-Programm: Der Absender trägt statt der Mail-Adresse einfach die Nummer des Empfängers ein.

Eingehende SMS an die Nummer des Nutzers werden durch die UMS-Anbindung entsprechend in seinem Postfach zugestellt. Die Bearbeitung erfolgt über den Groupware-Client des Benutzers.

Dank der Einbindung von Unternehmensadressbüchern können eingehende Fax-, SMS- und Voice-Nachrichten den entsprechenden Kontakten zugeordnet werden. Ist beispielsweise die Faxnummer eines Eingangsfaxes in der angeschlossenen Kontaktdatenbank hinterlegt, wird dem UMS-Benutzer neben der Faxnummer auch der Name des Absenders angezeigt.

Alle eingehenden und ausgehenden Medien werden protokolliert und journaliert. Dies hilft im Alltag den Überblick über die geführten Telefonate und versendeten Medien zu behalten.

CAESAR UMS ist vollständig mandantenfähig, auf einem UMS-System können also mehrere Mandanten angelegt werden. Ressourcen-Zuordnung, Journalführung, Benutzerverwaltung inkl. webbasierter Oberfläche erfolgen mandantenspezifisch. Grundsätzlich besteht eine strenge Kapselung der Sichtbarkeit untereinander. Mit der Option „Trust of Tenants“ können Mandanten untereinander Präsenz, Telefonie und Chat freigeben. Die Anzahl konfigurierbarer Mandanten ist unbegrenzt.

CAESAR UMS ist multiplattformfähig und für den Einsatz an mehreren TK-Anlagen geeignet. Auch kann die UMS-Lösung parallel an verschiedene Groupware-Systeme angebunden werden.

CAESAR UMS fügt sich optimal in ein komplettes CAESAR Unified Communication- und Contact–Center-System ein und legt den Grundstein für komfortables und effizientes Bearbeiten von Eingangsmedien aller Art. Dank der Skalierbarkeit und dem modularen Aufbau kann das System jederzeit mit weiteren CAESAR-Komponenten erweitert werden.

CAESAR nutzt für die Darstellung der Fax-, SMS- und Voice-Nachrichten Standardformate wie PDF oder mp3-codierte WAV-Dateien. Hat ein User einen mobilen Zugriff auf sein Postfach, z.B. über sein Smartphone, kann er die vorliegenden Dokumente dank der Standard-Formate auch unterwegs einsehen bzw. anhören.

Die Administration des gesamten CAESAR-Systems erfolgt zentral und kann mit einem abgestuften Berechtigungskonzept rollenbasiert durchgeführt werden.

Direkt in der CAESAR Administration ist es möglich, Drucker und Multifunktionsgeräte besonders komfortabel zu verwalten und zu administrieren ( für Exchange und Universal Connector verfügbar). Eingehende Faxe werden im System erfasst und mit einem eindeutigen Eingangsstempel versehen, der die Eingangsuhrzeit sowie eine Dokumentenidentifikation enthält.
Zudem kann einem User ein Drucker oder Multifunktionsgerät zugeordnet werden inkl. einer Ausfalllösung für den Fall, dass das Erstgerät nicht verfügbar ist.

Multifunktionsgeräten kann eine eigene Fax-Nummer zugeteilt werden, somit sind diese auch von extern direkt anwählbar. Zustellberichte können konfiguriert werden. Zudem sind Journale und Statistiken als PDF-Datei (Tag, Monat, Jahr) exportierbar.

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